INDICE
5.1. Benchmarking……………………………………………….
5.2. Rightsizing……………………………………………………..
5.3. Empowerment………………………………….......................
5.4. Coaching, Consultoría y Mentoria…………………………
5.5. Justo a tiempo (Just in Time)……………………………….
5.6. Outsourcing…………………………………………………….
5.7. Reingeniería……………………………………………………
(incluye glosario ver en glosario)
5.1. Benchmarking
En este resumen veremos el concepto y la definición del benchmarking así como un ejemplo de cómo aplicarlo en nuestro negocio.
Definición:
Es el proceso mediante el cual se recopila información y se obtienen nuevas ideas, mediante la comparación de aspectos de tu empresa con los líderes o los competidores más fuertes del mercado.
El benchmarking es un punto de referencia sobre el cual las empresas comparan algunas de sus áreas. Existen tres tipos de benchmarking:
Interno: Se suele dar en grandes empresas formadas por numerosos departamentos y/o divisiones, en las que es muy común compara los niveles alcanzados dentro de la misma organización.
Competitivo: Se utiliza cuando hay una competencia agresiva, comparando algunos aspectos con los competidores más directos o con los líderes del mercado sobre un cierto producto. Normalmente, es el tipo de benchmarking más complicado de llevar a cabo dada la limitada información que las empresas.
Funcional: Consiste en compararse con empresas que no pertenecen a tu misma industria; con este consigues la ventaja de obtener la información necesaria al no ser competidor de la empresa.
Concepto:
El benchmarking es una técnica o herramienta de gestión (técnicas o herramientas de administración o gestión que les permiten a una empresa hacer frente a los constantes cambios del mercado así como asegurar una posición competitiva en éste) que consiste en tomar como referencia aspectos de nuestra competencia, y adaptarlos a nuestro negocio o empresa.
Uso del benchmarking
Primero debemos estudiar a nuestros competidores (especialmente a los principales o a los líderes), recopilar toda información relevante sobre ellos, analizar e identificar o destacar los aspectos o estrategias que estén usando o aplicando y que mejores resultados les estén dando ante esto procedemos a tomar como referencia dichos aspectos o estrategias, y los adaptamos a nuestro negocio, agregándole nuestras mejoras y nuestra creatividad.
Por ejemplo podemos tomar como referencias sus productos, sus servicios, sus procesos de trabajo, sus políticas, sus estrategias comerciales, sus canales publicitarios, sus puntos de ventas, sus promociones, sus métodos de ventas, etc.
Veamos un ejemplo de cómo aplicar el benchmarking en nuestro negocio:
Supongamos que nuestra competencia nos supera en ventas, entonces decidimos estudiarla y ver cuáles de sus estrategias comerciales son las que mejores resultado les estén dando; una vez que hemos identificado sus estrategias más efectivas, decidimos tomarlas como modelo, las adaptamos a nuestro negocio, y le agregamos algunas mejoras.
Es importante recalcar que el benchmarking no significa que espiemos o copiemos a nuestra competencia, sino que tal como ya lo hemos mencionado, tomemos como referencia sus principales aspectos o estrategias, y los adoptemos a nuestro negocio, agregándoles nuestras mejoras y nuestra propia creatividad.
Hoy en día nos encontramos en un mundo enormemente competitivo donde las empresas han de compararse con lo mejor que haya en el mercado para ganar ventaja en áreas fundamentales como en:
Nivel de calidad: El valor creado sobre un producto, teniendo en cuenta su precio y los costos necesarios para su fabricación y venta.
Productividad: Las empresas comparan cuánto producen y cuánto consumen para obtener esa cantidad con el objetivo de comparar eficiencia en los procesos.
5.2 Rightsizing
Rightsizing (logro del tamaño organizacional óptimo).
Definición:
El Rightsizing: "Medición correcta", es un enfoque que privilegia la calidad estratégica total, la eficiencia y el consiguiente logro de beneficios, a partir de una organización flexible. Implica la creación e innovación en nuevos productos, nuevos servicios y nuevos mercado a partir de las necesidades del cliente (deleitándolos y seduciéndolos). Se plantea como básico un proceso comunicacional desde y hacia el cliente.
Proceso de reestructurar y racionalizar una organización para mejorar su efectividad y reducir costos.
Concepto:
El rightsizing se utiliza para definir la implementación de un downsizing o del tamaño correcto, que llene a cabalidad las necesidades y requerimientos de la empresa, por lo que todas las características de downsizing van implícitas en este concepto.
Debido ala diversidad de empresas existentes en la actualidad y a la variedad de aplicaciones que se manejan en las mismas, no puede definirse la forma exacta en que se debe realizar el downsizing para que sea exitoso, por lo que cada empresa se guiara de acuerdo a sus necesidades para llevarlo a cabo, y a esto nos referimos cuando hablamos de rightsizing.
5.2 Empowerment
Empowerment (empoderamiento)
Definición:Empowerment significa potenciación o empoderamiento que es el hecho de delegar poder y autoridad a los subordinados y de conferirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo. Empowerment es una herramienta de la calidad total que en los modelos de mejora continua y reingeniería, así como en las empresas ampliadas provee de elementos para fortalecer los procesos que llevan a las empresas a su desarrollo.
La idea en la que se basa el empowerment es que quienes se hallan directamente relacionados con una tarea son los más indicados para tomar una decisión al respecto, entendiendo que posee las actitudes requeridas para ellas.
El empowerment se convierte en la herramienta estratégica que fortalece el que hacer del liderazgo, que da sentido al trabajo en equipo y que permite que la calidad total deje de ser una filosofía motivacional, desde la perspectiva humana y se convierta en un sistema radicalmente funcional pues su función es crear un ambiente en el cual los empleados de todos los niveles sientan que tienen una influencia real sobre los estándares de calidad, servicio y eficiencia del negocio dentro de sus áreas de responsabilidad. Esto genera un involucramiento por parte de los trabajadores para alcanzar metas de la organización con un sentido de compromiso y autocontrol.
Premisas del Empowerment
Estas premisas deben ser promovidas por la dirección, en cascada y en todos los niveles, estas son:
Responsabilidad por áreas o rendimientos designados.
Control sobre los recursos, sistemas, métodos, equipos.
Control sobre las condiciones del trabajo.
Autoridad (dentro de los limites definidos) para actuar en nombre de la empresa.
Concepto:
Su significado en español deriva de las palabras potenciar, poder, capacitar y permitir, entre otras. Abarca todas las áreas de la empresa, desde recursos y capital, hasta ventas y mercadotecnia. A través de esta herramienta de "empoderamiento", la organización les otorga a sus trabajadores la tecnología e información necesaria para que hagan uso de ella de forma óptima y responsable, alcanzando de esta manera los objetivos propuestos.
En el marco de esta nueva filosofía empresarial, el líder de la organización delega poder y autoridad a sus empleados. La toma de decisiones ya no depende de una sola persona, sino que los trabajadores poseen la autoridad, crítica y responsabilidad necesarias para llevar a cabo sus labores cotidianas.
Con esta nueva herramienta se le da la oportunidad al empleado de dar lo mejor de sí, de obtener un mayor rendimiento en el plano humano y profesional, de que sea dueño de su propio trabajo; reemplazando el modelo jerárquico de impartir órdenes, ejercido desde el nivel más alto de la empresa, e impulsando de forma estratégica el trabajo en equipo.
A continuación detallamos algunas ventajas de otorgar mayor poder a los empleados:
Se impulsa la autoestima y la confianza
El personal participa en la toma de decisiones
Se puede medir el rendimiento de los empleados
El trabajo se convierte en un reto, no en una carga
Se reconoce a las personas por sus ideas y esfuerzos
Los trabajadores tienen mayor control sobre su trabajo
Antes de otorgarle mayor capacidad y potestad al personal para decidir en nombre de la empresa, los gerentes deben conocer bien a sus trabajadores (si es posible, por medio de indicadores o focus groups), las relaciones deben ser respetuosas, efectivas y sólidas; los roles deben estar bien definidos y debe existir un alto nivel de disciplina en todos los departamentos; el compromiso debe ser promovido por los líderes y se deben asignar responsabilidades.
5.4. Coaching, consultoría y mentoría.
Definición:
El coaching es un conjunto de esfuerzos y técnicas enfocadas al equipo humano de una empresa u organización. Está destinado a lograr a la vez la eficacia en los resultados y la motivación y satisfacción personal de los trabajadores, cualquiera que sea su nivel puesto que es una acción directa sobre las personas que son los verdaderos autores y responsables de la competitividad empresarial.
El Coaching justifica aquí su nombre (entrenamiento) analizando los frenos a la motivación provocando una nueva situación basada en la motivación personal y grupal.
El Coaching es una disciplina de síntesis y enteramente situada en la esfera de la acción y de la aplicación puesto q consiste en una relación profesional continuada que ayuda a que obtengamos resultados en la vida profesional, empresa, o negocios de las personas pues es un aprendizaje dinámico que aborda cuestiones técnicas y psicológicas.
Concepto:
El Coaching aplicado al entorno empresarial sería un sistema que incluye conceptos, estructuras, procesos y herramientas de trabajo para que los profesionales puedan desarrollar unos comportamientos que les hacen ser más eficientes en su trabajo.
El Coaching tiene el objetivo de que la persona progrese de forma rápida y eficaz y alcance una autonomía en la resolución de los problemas importantes y cotidianos. El Coaching permite que la persona se situé aligere el peso de la vida personal y profesional con un estilo de vida más confortable en todos los aspectos en el menor tiempo posible.
El objetivo dentro del coaching empresarial es que los directivos, a través del coach, sean capaces de sacar sus habilidades al exterior. Muchas veces no somos conscientes del potencial interior que podemos desarrollar, la labor del coach es que la persona sea capaz de descubrir esas habilidades y las potencie para conseguir una mejora en la capacitación profesional. Si partimos del origen deportivo del concepto, igual que tras todo deportista de élite existe un profesional, en la sombra, que le ayuda a mejorar y alcanzar sus metas, en el mundo empresarial, el coach estará detrás del directivo para que explote sus facultades y habilidades de la misma manera.
La labor del coach no es dar consejos, el coach escucha a su pupilo y hace de espejo para que sea el propio cliente el que sea capaz de obtener esos resultados. El trabajo del coach se centra, no tanto en los problemas del cliente, si no en las oportunidades de mejora que se deben de aprovechar.
El Coaching está enfocado a permitir que las personas den lo mejor de sí mismo y por eso utiliza la formación, tanto a habilidades concretas - como la dirección de un equipo o la atención al cliente - como el desarrollo personal a través de la comunicación, de la auto confianza o de la reducción del estrés emocional.
El Coaching sabe que un equipo necesita una organización en la que cada uno conoce y asume los objetivos comunes; implica una disciplina libremente consentida a los procedimientos y normas necesarias para la eficacia del conjunto. El Coaching es como el psicólogo del grupo, ayuda a los miembros a afirmar y estructurar la personalidad de la empresa, pero nunca se sustituye a ella. Es directivo en la forma, pero no en el fondo. Aporta metodología y experiencia pero su propósito es ayudar a la empresa a madurar (en el sentido grupal) y desaparecer después de su misión de asistencia.
Consultoría
Los consultores dan respuestas directas o problemas específicos, el cliente tiene la capacidad discrecional de hacer o no lo que el consultor le indique; el consultor termina su trabajo con un informe o reporte.
Mentoria
Consiste en aceptar un personal como modelo a alguien con experiencia que demuestra la manera de hacer las cosas.
5.5. Justo a tiempo (Just in Time)
La técnica del Justo a Tiempo ha sido considerada como una herramienta de bastante importancia para todo tipo de empresa, simplemente porque su filosofía está orientada al mejoramiento continuo, a través de la eficiencia en cada una de los elementos que constituyen el sistema de empresa, (proveedores, proceso productivo, personal y clientes).
La filosofía del "justo a tiempo" se fundamenta principalmente en la reducción del desperdicio y por supuesto en la calidad de los productos o servicios, a través de un profundo compromiso (lealtad) de todos y cada uno de los integrantes de la organización así como una fuerte orientación a sus tareas (involucramiento en el trabajo), que de una u otra forma se va a derivar en una mayor productividad, menores costos, calidad, mayor satisfacción del cliente, mayores ventas y muy probablemente mayores utilidades.
5.6. Outsourcing
También conocido como subcontratación, administración adelgazada o empresas de manufactura conjunta, el Outsourcing es la acción de recurrir a una agencia exterior para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de una compañía. El objetivo principal de la empresa es reducir los gastos directos, basados en una subcontratación o tercerización de servicios que no afectan la actividad principal de la empresa. Actúa como una extensión de los negocios de la misma, pero es responsable de su propia administración. Es una alternativa que permite lograr un alto desempeño en áreas específicas obteniendo con ello una organización ligera y flexible. En síntesis permite una dedicación y observación de la empresa hacia sus actividades centrales.
Algunas razones para utilizar el Outsourcing:
Reducción y control de los gastos operacionales. Evitar la destinación de recursos en funciones nada que ver con al razón de ser de la empresa.
Manejar eficientemente aquellas funciones complicadas. Enfocar mejor la empresa.
Acceder mejor a capacidades de clase mundial al contar con proveedores globales. Acelerar los beneficios de reingeniería al concentrase en proceso más concentrados.
Compartir riesgos con los proveedores y prestadores de servicios. Destinar recursos para otros propósitos.
Buscar una cooperación intensa y directa entre el cliente y el proveedor.
5.7. Reingeniería
Constituye una recreación y reconfiguración de las actividades y procesos de la empresa, lo cual implica volver a crear y configurar de manera radical el o los sistemas de la compañía a los efector de lograr incrementos significativos, y en un corto periodo de tiempo, en materia de rentabilidad, productividad, tiempo de respuesta, y calidad los cuales implica la obtención de ventajas competitivas. Modelo de negocios para abordar cambios en las organizaciones. Incorpora estrategia corporativa, visión de procesos, personal y tecnología para lograr mejorar el desempeño de los indicadores claves y crear una ventaja competitiva sustentable en el tiempo. También se puede definir como la revisión fundamental y rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, servicio y velocidad. Se trata de trabajar mejor, más rápido y más barato que la competencia sin importar la ubicación de ésta, ya sea en el interior del país o en el exterior. Por tanto, es necesario hacer mejor, más rápidos y más económicos los procesos esenciales de la empresa.
El objeto de la reingeniería es el proceso y no la empresa. Eficacia, Confiabilidad, Eficiencia y Costo:
La eficacia: Se refiere a la calidad de un rendimiento: su influencia sobre el cliente. Un proceso eficaz satisface las necesidades de nuestros clientes.
La confiabilidad: Significa consistencia en el rendimiento del proceso, es decir: que el nivel de calidad del rendimiento sea siempre el mismo.
Se relaciona con la velocidad del proceso, es el tiempo que es necesario para realizar la transformación de los insumos en rendimientos.
